Zmiana - jaka tu jest rola szefa?

Zmieniamy stanowisko, a wraz z nim zakres obowiązków. Wymagają one od nas nowych umiejętności i narzędzi. Niektóre dopiero musimy zdobyć. A to oznacza, że stare zachowania trzeba ograniczyć, inne rozwinąć, a przede wszystkim skupić uwagę na nowych. Tak samo jest w domu – rodzina się zmienia, a wraz z nią wymagania jakie stawia przed nami życie.

Nowe stanowisko wymusza skupienie uwagi na cechach, jakie do tej pory nie były dla nas kluczowe. Jako administrator baz danych ważna była dla mnie znajomość szczegółów technicznych, rozwijanie szybkiego poznawania nowości. Będąc kierownikiem bardziej zwracałam uwagę na pomoc podwładnym w ich rozwoju, w zdobywaniu nowych umiejętności. Na stanowisku dyrektora zauważyłam, że jestem odpowiedzialna za to, by to nie pojedyncze działania, ale system sprzyjał rozwojowi ludzi. Spoglądając na rodzinę zauważyłam, że podobny rozwój następował też tutaj.

Dla małych dzieci ważne były podstawowe działania – czy szybko i sprawnie je przewijaliśmy, czy mleko miało odpowiednią temperaturę, czy dobrze rozpoznawaliśmy przyczynę ich płaczu, itp. Gdy dzieci podrosły zaczęło się układanie pięćdziesiąty raz tych samych klocków, coś jak wdrażanie tych samych produktów, ale u innych klientów. Potem przyszedł czas na ich własne poznawanie świata. I naszą rolą było stanąć z boku i wspierać ich w tym, nie podsadzać na łóżko, ale usuwać przeszkody, by mogły bezpiecznie same wejść. To jest czas na odkrywanie, że „ja mogę sam”.

W pracy jest podobnie. Początkowo skupiamy się na pojedynczych działaniach, staramy się je planować, kontrolować każdy etap. Z czasem zostawiamy podwładnym coraz więcej przestrzeni na samodzielne działania. A gdy nowy pracownik już się oswoi to przychodzi z nowymi pomysłami co można zmienić. I możemy mu powiedzieć, że „ten raport zawsze robiło się w ten sposób” i zakończyć temat albo pozwolić mu go zrobić inaczej. Jeżeli odkryje coś nowego to super, jeżeli nie to w przyszłości będzie lepiej znał składowe tego raportu i będzie go robił szybciej.

Gdy dzieci poszły do szkoły doszły im obowiązki wymagające dużej samodzielności. Wprowadzenie jasnych zasad ułatwiło całej rodzinie funkcjonowanie, np. zaraz po szkole miały pół godziny wolnego, a potem było odrabianie lekcji; lekcje miały być odrobione przed dodatkowym angielskim, a odrabianie lekcji to nie tylko pisemna praca domowa, ale też przeczytanie materiału z książki, itd. Wprowadzenie tych zasad miało im ułatwić radzenie sobie z licznymi obowiązkami, których z czasem przybywało.

W rozrastającym się zespole też trzeba wprowadzić zasady trzymające stałe zachowania w wyznaczonych ryzach. Inaczej ustalanie za każdym razem kto, co i jak wypełni nam przestrzeń i nie będzie czasu na inne zadania. Jasne zasady pozwolą nie tylko wykonanie, ale też kontrolę działań przełożyć na podwładnych, a samemu skupić się na nowych zadaniach.

Wśród codziennych czynności dzieci uczą się kultury, sposobu traktowania drugiego człowieka, szacunku do samego siebie, sposobu zachowania w grupie itp. Tak samo jest w firmie. Tu kultura, która jest niewidoczna, którą trudno ubrać w ramki decyduje o atmosferze pracy, o dobrym lub złym samopoczuciu pracownika w firmie. Nie zwracamy na nią uwagi, ale odczuwamy ją codziennie. I to ona często decyduje, że nowi ludzie chcą przyjść do naszej firmy.

Rozwijająca się firma wymaga zmian tak jak rodzina. Może najwygodniej jest nam na dole piramidy, gdzie wykonujemy podstawowe czynności, ale ktoś musi umieć dojrzeć, że trochę wyrośliśmy z dotychczasowych butów i czas na ich zmianę. A może już nie kolejna para adidasów, ale jakieś botki są nam potrzebne? Może nie kolejny raport w excelu-u, ale porządne narzędzie do raportowania? 

Po to jest szef – by się przygotować na zmiany zanim one się zaczną.