Pułapki tematów ważnych i pilnych

Na szkoleniu z organizacji pracy dowiedziałam się, że zadania można podzielić na ważne i nieważne, a także pilne i niepilne. Ustawiając ważność na osi pionowej, a pilność na poziomej otrzymujemy „kwadrant zarządzania własnym czasem”. Jest na ten temat wiele artykułów w sieci, więc nie będę tu pisać kolejnego. Podsyłam link, który moim zdaniem bardzo przystępnie opisuje ten kwadrant i co mi się podoba, autor nie odrzuca żadnej z ćwiartek (a z tym się już spotkałam nie raz) - http://zajaczkowski.org/2009/05/29/wazne-i-pilne/. 

W moim artykule chciałam zwrócić uwagę na pytania: co to znaczy ważne?, co to znaczy pilne?

Gdy mamy problem z czasem i chcemy pomóc sobie kwadrantem zaczynamy po prostu od wypisania zadań jakie mamy do wykonania. Potem nadajemy im statusy: ważne/nieważne oraz pilne/niepilne. Następnie wpisujemy zadania do odpowiednich kwadratów i sprawa wydaje się dalej już łatwa. Tylko dlaczego po kilku dniach mamy wrażenie, że znowu jesteśmy w tym samym miejscu? Dlaczego mamy wielką ochotę usiąść jeszcze raz do kwadrantu i zrobić go od początku? W którym momencie zrobiliśmy błąd? Jak to zrobić, by tym razem się udało?

Przyczyny, wg mnie, mogą być trzy:

1/ nadając wagi ważny/pilny przykładaliśmy nie swoje priorytety,

2/ w ciągu tych kilku dni nasze priorytety się zmieniły i kwadrant jest już nieaktualny,

3/ przydzielając wagi kierujemy się zasadami zamiast priorytetami.

Przyjrzyjmy się im po kolei. 

Pierwszy punkt: jak priorytety innych wpływają na nasze decyzje?

Jest takie przysłowie: punkt widzenia zależy od punktu siedzenia. Odnosząc je do pracy: to co jest ważne/pilne dla naszego szefa nie zawsze jest najważniejsze/ najpilniejsze dla nas. Bo czy raport jest rzeczywiście istotny wobec zagrożenia terminu u klienta? Dla mnie klient jest najważniejszt i wolę oberwać za brak raportu niż zawalenie projektu. Dla mojego szefa to raport jest ważniejszy - póki nie musi tłumaczyć się z problemów w projekcie.

Inna sytuacja: odbyłam nieciekawą rozmowę z Jackiem, który narzekał na zbyt słaby komputer. Co prawda on zawsze gderał, ale rzeczywiście dawno zmian u niego nie było. Temat warty sprawdzenia, bo jego odejście może być bardzo kosztowne. W drodze do swojego biurka spotkałam Martę z sąsiedniego zespołu. Bardzo ją lubię, a że jest osobą ekspresyjną to szybko zajęła mi głowę swoimi opowieściami. Jedna z nich dotyczyła problemu w raporcie, z którym ja uporałam się jakiś czas temu. Po szczegóły muszę jednak zajrzeć głębiej i poświęcić trochę czasu na szukanie obejścia. I tak w niezauważalny sposób problem sprzętu Jacka zszedł na dalszy plan.

Dobrze jest pomagać ludziom. Tylko kto wykonuje naszą pracę, gdy my pracujemy za innych?

Przyjrzyjmy się też drugiej przyczynie – zmiany priorytetów w czasie. Dla ułatwienia weźmy te same dwa przypadki.

Problem klienta został rozwiązany, za brak raportu oberwaliśmy niewielką burę. Tydzień później kolejny raport do oddania, a klient dzwoni, że chciałby dodatkowo jakąś poprawkę w ramach rekompensaty za wcześniejsze problemy. Ogólna zasada się nie zmieniła: klient jest najważniejszy. Ale czy jego problem jest dla nas teraz najpilniejszy? Brak kolejnego raportu może być odebrany jako ukrywanie dużych błędów. Szybko stracimy zaufanie przełożonych, a odbudowanie go potrwa długo. Jeżeli do tej pory klient zawsze był na pierwszym miejscu to dzień czekania raczej nie zmieni jego nastawienia.
I drugi przypadek: tydzień później ten sam problem z raportem ma Darek, szef sąsiedniego zespołu. Jednak tym razem chodzi o raport premiowy. Nasz zespół ma już obiecaną premię, ale jej wypłata nastąpi dopiero po dostarczeniu do dyrekcji raportów od wszystkich kierowników. Pomoc Darkowi oznacza premie dla zespołu jeszcze w tym miesiącu.

Bardzo podobne sytuacje. Tym razem pomoc innym powinna dostać wyższe noty.

I trzecia przyczyna: kierowanie się podczas kolejkowania zadań zasadami, a nie priorytetami. Błąd jest bardzo podobny do nie uwzględniania zmiany czasu przedstawionego w poprzednim akapicie. Jeżeli zasady „klient ma zawsze rację”, „rodzina jest na pierwszym miejscu” itp. powodują, że cokolwiek z nimi związanego jest na pierwszym miejscu to mamy do czynienia z sytuacją, gdy krótkofalowo jest OK, ale długofalowo zagraża najważniejszym dla nas priorytetom. Mamy do wyboru: raport dla szefa i zakup kurtek dla dzieci. Zgodnie z zasadą „rodzina najważniejsza” wybieramy to drugie. Ale w wyniku braku raportu tracimy pracę i wtedy najbardziej traci właśnie rodzina. Zasady są potrzebne, bo wyznaczają standardy. Ale życie czasem wymusza pójście w skrajności.

Kiedyś zastanawiałam się jakie przyjąć zasady co do jadania w McDonaldzie. Wg wielu jest tam jedzenie niezdrowe, kaloryczne, gazowane itp. Z drugiej strony są też wielkie uśmiechy dzieciaków, gdy słyszą o restauracji pod złotymi łukami. Gdy jestem w podróży albo załatwiam tysiąc spraw jednego dnia to McChicken z frytkami jest najlepszym wyjściem dla wszystkich. Dzieciaki z uśmiechem pomagają nieść torby, nie są głodne, więc nie marudzą, a ja załatwiam nie tysiąc, a dwa tysiące zadań z listy.

Ale jeżeli tydzień wcześniej też jedliśmy w McDonaldzie? I dwa tygodnie temu również? Ta sama sytuacja, ale tym razem nie chodzi o jedną wizytę, ale zmianę standardu jedzenia w rodzinie.

Nasze życie składa się z wielu pojedynczych działań. Wiele z nich może otrzymać wagę ważne czy pilne. Ale tak naprawdę chodzi o to, by na koniec móc uśmiechnąć się do lustra.